PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

1) Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2) Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3) Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4) Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5) Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6) Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

• Masalah-masalah Umum Pengendalian Internal

Dari penjelasan diatas maksudnya adalah dalam suatu pekerjaan pasti ada saja trouble yang ada pada customer, pada tahap ini saya menjelaskan hanya internalnya saja
yakni:

 
Ancamannya adalah Kehilangan data, Kinerja yang buruk.
adapun prosedur pengendalian yang dapat diterapkan dalam hal ini, dalam kehilangan data yang dapat dilakukan adalah prosedur cadangan artinya kita harus mempunyai
backup an data agar tidak terjadi kesalahan yang fatal jika data hilang. kemudian ancaman yang terjadi pada kinerja yang buruk dapat dilakukan prosedur persiapan
dan tinjauan laporan kinerja artinya jika kita memilih orang yang akan kita pekerjakan seharusnya kita lihat dulu secara mendalam,agar terlihat skills yang ada pada
diri orang tersebut,nah disitulah dapat dikatakan sebagai prosedur persiapan,jika sudah melakukan prosedur tersebut selanjutnya kita tinjau bagaimana kinerjanya, apakah
memenuhi syarat yang berlaku atau tidak. Karena hal ini sangatlah penting dilakukan jika kita ingin mendapatkan tenaga profesional.

• Pertimbangan Pengendalian Internal

pada tahap ini dilakukan beberapa cara,apa sajakah cara itu??berikut ini saya akan jelaskan secara ringkasnya saja:
Cara pertama adalah melakukan Aplikasi Entri Pesanan Penjualan artinya dalam hal ini harus melakukan proses masuk data dan akan bagaimana mengolahnya, tetapi adapun ancaman
pada proses ini yakni:

1) Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat
2) Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk
3) Legitimasi pesanan
4) Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.

dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:

1)Pemeriksaan edit entri data
2)Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
3)Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
4)Sistem pengendalian persediaan
Cara kedua adalah dengan Aplikasi pengiriman artinya dengan adanya pesanan pasti juga ada tujuan 

 

yang akan dikirim dari sebuah pesanan tersebut kepada pelanggan, tetapi
adapun ancaman dari cara ini yakni:

1)Kesalahan Pengiriman(Barang Dagang yang salah, Jumlah yang salah, ALamat yang salah)
2)Pencurian Persediaan
 

dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:

1)Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data
2)Batasi akses fisik ke persediaan;
Dokumentasi semua transfer internal persediaan;
perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat;
 

Cara yang ketiga adalah Penagihan dan Piutang Usaha artinya dalam dunia bisnis sering dijumpai utang piutang terhadap kedua belah pihak, namun hal ini adapun ancamannya
seperti berikut:

1)Kegagalan untuk menagih pelanggan
2)Kesalahan dalam penagihan
3)Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha
dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:

1) Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan;
Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan

2) Pengendalian edit entri data Daftar harga
3)Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan
Cara yang keempat sekaligus yang terakhir adalah Penagihan Kas, artinya pemasukan yang sudah masuk kas akan diambil oleh perusahaan dan kemudian diolah kembali.
 

tetapi ancaman terhadap cara tersebut ialah:

1)Pencurian Kas
dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:
1) Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas;  kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Sumber:

http://galiepikun.blogspot.co.id/2013/01/pengendalian-tujuan-ancaman-dan-prosedur.html

Prosedur Pemrosesan Informasi

Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya.  Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan  siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.

Ø  Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.

Ø  Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Ø  Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem informasi. Gambar di bawah ini menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual beli dan subsistem-subsistem sistem informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli barang. Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari pemasok dan menjual barang tersebut ke pelanggan.

Gambar sebelah kiri menunjukkan siklus pendapatan atau revenue cycle yang berisi transaksi-transaksi yang berhubungan dengan proses pendapatan. Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

·         Pendapatan dan pencatatan order pelanggan

·         Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual

·         Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable

·         Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas   Gambar Model Data Siklus Pendapatan

Sumber : 

http://fauzionline553.blogspot.co.id/2013/01/prosedur-pemrosesan-informasi.html

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan tentang aktivitas bisnis dalam siklus pendapatan.Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

• Entri Pesanan Penjualan

• Pengiriman

• Penagihan dan Piutang Usaha

• Penagihan Kas
   
   

  A. Entri Pesanan Penjualan 

  
  

  Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian diproses oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggung jawabkan kepada wakil direktur bagian pemasaran.

  
  

  1) Menerima Pesanan 

  Banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas proses entri pesana penjulan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam penjualan melaului website ). Cara lain menggunakan elektronik data interchange (EDI) untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan pemeriksaan tentang :

  a. mencocokan informasi dalam file induk pelanggan file persediaan barang.

  b. memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secar lengkap.

  c. perifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan yang bersangkutan.

  
  

  2) Persetujuan Kredit

  Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catattan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.

  
  

  3) Memeriksa ketersediaan persediaan

  Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapai diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk

  berang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.

  
  

  
  

  4) Menginformasikan kepada pelanggan

  Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.

  
  

  
  

  B. Pengiriman

  
  

  1) Mengambil dan mengepak pesanan

  Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.

  
  

  2) Pengiriman pesanan

  Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.

  
  

  
  

  C. Penagihan dan Piutang uSaha

  
  

  Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagi berikut:

  
  

  1) Penagihan

  Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya. 

  
  

  2) Perawatan dan piutang

  Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.

  
  

  
  

  D. Penagihan Kas

  
  

  Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :

  
  

  1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, Yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.

  
  

  2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbok ( merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka ) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.

  
  

  
  

  
  

  Referensi :

  
  

  Sistem Informasi Akuntansi

  Dr.Mardi,M.SI.

  Siklus Pendapatan : Penjualan & Penagihan Kas (Hal. 83-88)

  http://fauzionline553.blogspot.co.id/2013/01/aktivitas-bisnis-dalam-siklus-pendapatan.html

  http://elyaza.blogspot.co.id/2013/01/aktivitas-bisnis-siklus-pendapatan.html